Vertrauensanwalt (Ombudsmann) des diakonischen Unternehmensverbundes Evangelische Perthes-Stiftung e.V.
In Situationen, in denen sich Mitarbeitende oder Dritte bei Schwierigkeiten oder Problemen nicht an den Ansprechpartner innerhalb der Evangelischen Perthes-Stiftung e.V. wenden möchten, besteht die Alternative, einen Vertrauensanwalt zu kontaktieren. Themen, bei denen der Vertrauensanwalt als Ansprechpartner fungieren kann, sind z.B.:
Ein Vertrauensanwalt ist eine unabhängige Vertrauensperson, an die sich Mitarbeitende und Dritte wenden können, wenn sie Hinweise auf Unregelmäßigkeiten im Unternehmen geben möchten.
Vertrauensanwalt für den diakonischen Unternehmensverbund Ev. Perthes-Stiftung e.V. ist Herr Dr. Carsten Thiel von Herff. Herr Thiel von Herff ist unparteiischer Rechtsanwalt und besitzt umfassende Erfahrungen als Vertrauensanwalt für verschiedene bekannte Unternehmen.
Sobald ein Hinweis beim Vertrauensanwalt eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Strafgesetzen oder ein Verstoß gegen interne Verhaltensregeln – beispielweise gegen die Verhaltensrichtlinien der Evangelischen Perthes-Stiftung e.V. – ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, an die Evangelische Perthes-Stiftung e.V. weiter. Der Vertrauensanwalt begleitet den Vorgang, während die Evangelische Perthes-Stiftung e.V. eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Vertrauensanwalt. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.
Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Vertrauensanwalt anonym an die Evangelische Perthes-Stiftung e.V. weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Vertrauensanwalt, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt.
Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.
Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Vertrauensanwalt darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offen legen.
Hinweisgeber können ihre Hinweise schriftlich (E-Mail, Brief, Fax), telefonisch oder persönlich an Vertrauensanwalt (Ombudsmann) Herrn Thiel von Herff übermitteln.
Beschäftigte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Ombudsmann nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt die Hinweisgeberin/ den Hinweisgeber über ihre/ seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis der Hinweisgeberin / des Hinweisgebers leitet der Ombudsmann den Hinweis an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
Der Ombudsmann kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.
Alle Beschäftigten und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister, können sich an den Ombudsmann wenden.
Der Ombudsmann nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögens-schädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.
Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an den Ombudsmann gibt und welche Informationen der Ombudsmann im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Ombudsmann befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Ombudsmann beim ersten Kontakt auf.
Nein, der Ombudsmann kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.
Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann. Soweit gewünscht, wahrt der Ombudsmann anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des Hinweisgebers.
Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Ombudsmann den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.
Der Hinweisgeber kann sich jederzeit beim Ombudsmann über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
Nein, der Ombudsmann darf einen Hinweisgeber nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Ombudsmann auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen.
Ja. Der Ombudsmann wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Ombudsmann entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.
Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.
Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin sein Vorgesetzter, der Betriebsrat und die Geschäftsleitung als Ansprechpartner zur Verfügung.
Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.
Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Ombudsmanns sehr selten. Dennoch klärt der Ombudsmann den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Ombudsmann bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.
Der Ombudsmann stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.
Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.
Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.
Nein, die Inanspruchnahme des Ombudsmannes ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.
Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Ombudsmann persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.
Ja.
Ja, Reisekosten werden vom Unternehmen ersetzt. Die Abwicklung wird vom Ombudsmann übernommen, so dass auch hier die Anonymität – soweit erforderlich – gewahrt bleibt.
Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.
Nein. Sollte der Ombudsmann in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von dem Hinweisgeber ausdrücklich gestattet worden ist.
Ja. Der Ombudsmann kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Ombudsmann klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen Gruppe weitergegeben werden sollen.
Der Ombudsmann kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Ombudsmann den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.
Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.
In diesem Fall kann sich der Ombudsmann unmittelbar an die Geschäftsleitung des Unternehmens wenden.
Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.